Fernanda MartinsCase 03 · Mobyan (Santander) · Stefanini
Auditoria de ordens de serviço
Uma planilha exportada todo dia e decidida no feeling virou um sistema que checa sozinho o que dá para checar e deixa para o auditor só o que precisa de olho humano.
- Meu papel
- Product Design, de ponta a ponta
- Volume
- Cerca de 220 ordens de serviço por dia
- Protótipo
- Figma Make, validado em 1 mês
- Status
- Aprovado para implementação
A auditoria dependia da pessoa, não do processo.
Toda ordem de serviço fechada em campo precisa ser auditada antes de seguir. Eram cerca de 220 por dia. Os analistas exportavam planilhas, filtravam como conseguiam e decidiam no feeling o que deveria ou não ser auditado.
As regras existiam: foto, assinatura e perímetro de GPS. O processo em volta delas é que não era confiável.
Cada auditor decidia de um jeito.
Sem critério documentado, a mesma ordem podia ser aprovada por um auditor e contestada por outro. Cada decisão subjetiva tinha impacto financeiro direto, e o resultado era retrabalho, contestação e perda de confiança nos dados.
O que auditar e o que deixar passar ficava na cabeça de cada analista.
Auditores diferentes chegavam a decisões diferentes para o mesmo caso.
Cada decisão errada virava contestação e retrabalho.
Com cerca de 220 ordens por dia, uma decisão sem critério se repete centenas de vezes.
Eu não comecei pela interface. Comecei organizando a decisão.
Antes de abrir o Figma, ficou claro que o problema era de processo. Então a primeira entrega não foi uma tela: foi a estrutura da decisão, com os três pilares de validação que toda ordem precisa passar.
As três fotos obrigatórias do serviço feito.
A confirmação de quem recebeu o serviço.
Se o técnico estava onde a ordem diz.
Parte desses critérios o sistema consegue verificar sozinho. A outra parte precisa de alguém olhando. Separar as duas virou a base do desenho.
Um passo de cada vez, no lugar de uma planilha inteira.
Desenhei um fluxo passo a passo para acabar com a paralisia de análise. O auditor escolhe as ordens na fila, abre uma sessão e passa por elas uma a uma, com o progresso e o tempo visíveis no topo. Se uma ordem trava, ele pula e segue.
O caminho de uma sessão de auditoria
- 1Seleciona as ordens na fila
- 2Vê as validações automáticas
- 3Valida fotos e assinatura
- 4Aprova, reprova ou pula
- 5A sessão vai para o histórico
Criei o protótipo no Figma Make para acelerar o entendimento com os stakeholders. Em vez de explicar o fluxo em reunião, eles usavam.
O auditor só decide o que precisa de olho humano.
Na tela de cada ordem, o que o sistema já verificou fica resolvido e recolhido. O que ele encontrou de errado fica aberto, em vermelho. E a coluna da direita pede ao auditor só as duas decisões que dependem de olhar: as fotos e a assinatura.
- 1Validações automáticas recolhidas. O que o sistema já conferiu não disputa atenção com o que falta decidir.
- 2Problemas abertos, em vermelho. GPS sem sinal ou fora do raio aparece antes de qualquer outra coisa.
- 3Uma pergunta por critério. Fotos corretas ou incorretas, assinatura legível ou ilegível. O critério está escrito na tela.
- 4Pular a ordem. Uma ordem difícil não segura a sessão inteira.
Cada auditor montava o próprio filtro, e a decisão não deixava rastro de por que foi tomada.
Toda ordem auditada guarda o resultado de cada critério, e todos os auditores seguem os mesmos critérios.
Validei o protótipo com três auditores reais antes de o desenvolvimento tocar no código. Os ajustes foram mínimos.
Automação resolve parte do problema. Clareza resolve o resto.
Aprovado para implementação.
Na validação, o tempo de auditoria por ordem caiu de 10–15 minutos para 1,5–4 minutos. confirmar como esse tempo foi medido Se ele se mantiver em produção, com cerca de 220 ordens por dia, a operação ganha perto de 50 horas de trabalho por dia. Esse número ainda é uma conta, não uma medição.
Decisão padronizada entre todos os auditores e dado rastreável, com critério claro. É isso que sustenta o ganho de tempo.